Řiďte logistiku podle čísel, ne podle pocitu

Víte, kolik korun vás stojí každá odeslaná zásilka a jakou na ní máte marži? Nebo který dopravce nejčastěji zdrží doručení? A kolik % zásilek se nevyzvedne?

Pokud jste s odpovědí na některou otázku zaváhali, nejste sami. Logistiku řídí spousta e-shopů pocitem, protože data, která by jim dala jasnou odpověď, jsou rozházená po fakturách dopravců, exportech z e-shopu a v hlavě člověka, který „to nějak má v ruce“. A rozhodování podle pocitu bývá u dopravy překvapivě drahé.

Doprava je velká položka a její řízení stojí spoustu času

Doprava a logistika patří mezi největší nákladové položky. Přesto k ní každý e-shop přistupuje jinak.

Ti, kdo chtějí vědět, kolik je logistika reálně stojí, si stahují data od dopravců, počítají marže a dělají si vlastní přehledy. Berou dopravu jako položku, kterou je potřeba pravidelně řídit. A dělají dobře. Jen je to obvykle stojí spoustu času.

Pak je tu skupina, která řídí logistiku podle pocitu. Vybere dopravce podle ceny v ceníku, nechá plošné poštovné, občas dají dopravu zdarma a věří, že to nějak vychází.

Důvod je prostý. Faktura od dopravce přijde jednou měsíčně jako jedno velké číslo. Zaplatíte, odškrtnete. Jenže v tom jednom čísle se schovává spousta dat, která byste chtěli vidět odděleně. Stejně tak vám chybí pohled na to, jak doručování probíhá: jestli dopravci stíhají termíny, kde zásilky váznou a jak dopravu hodnotí vaši zákazníci.

A tak i ti pečliví málokdy mají všechno pohromadě — náklady, včasnost, problémové zásilky i spokojenost zákazníků.

Všechno o doručování na jednom místě, bez excelu

Retino Tracking sbírá data od dopravců i z vašich objednávek automaticky, páruje je a zobrazí v přehledech, kterým souhrnně říkáme Analýza logistiky. Žádné ruční stahování dat, žádné excely. Napojíte objednávky a dopravce a čísla se začnou skládat sama.

V jednom prostředí vidíte celou cestu zásilky od e-shopu k zákazníkovi z pěti úhlů:

• Celkový přehled doručování — kolik zásilek odesíláte, jakou máte míru doručení a jaký podíl zásilek vůbec nesledujete.
• Náklady a marže — skutečný náklad i zisk na zásilku podle dopravce, země, hmotnosti i typu doručení.
• Rychlost a včasnost — kdo plní slíbené termíny a kde se zásilky zdržují napříč dopravci i zeměmi.
• Problémové zásilky — výjimky, ztráty, špatné adresy a nevyzvednutí jsou automaticky detekované.
• Spokojenost — hodnocení doručení přímo od zákazníků.

Z odhadů se rázem stávají fakta. A s těmito daty se najednou rozhoduje úplně jinak.

Co s daty reálně můžete dělat

Srovnáte ceny dopravy tam, kde proděláváte

Kolik vás dopravce stojí na zásilku, víte. Máte to v ceníku. Těžší je vidět druhou stranu: kolik za dopravu reálně vyberete od zákazníka a jaká vám po odečtení nákladu zůstane marže – podle dopravce, hmotnosti, země i typu doručení.

Právě v téhle kombinaci se schovávají ztrátové segmenty — třeba konkrétní země nebo typ doručení, kde poštovné náklad nepokryje a vy jste v minusu, aniž by to v měsíční faktuře bylo na první pohled vidět. Retino vám tyhle segmenty ukáže okamžitě, místo abyste je dohledávali ručně.

Jakmile to vidíte, můžete zareagovat — upravit ceník dopravy, přesunout objem k výhodnějšímu přepravci nebo si o lepší podmínky říct.

Zkontrolujete, za co platíte

Ruku na srdce, kdo projíždí faktury dopravců položku po položce? Retino páruje fakturované položky s reálně odeslanými zásilkami a nespárované položky vám ukáže. Z kontroly fakturace se stává pár minut nad přehledem místo odpoledne s kalkulačkou.

Vyberete dopravce podle výkonu, ne jen podle ceny

Dopravce, který doručuje pomalu a s problémy, levný ve skutečnosti není. Každá ztracená nebo poškozená zásilka znamená dvojí dopravu, práci podpory a často i naštvaného zákazníka, který se příště nevrátí.

Retino automaticky detekuje problémové zásilky — výjimky, špatné adresy, nevyzvednutí, ztráty i poškození, a ukáže, u kterého dopravce a v které zemi jich vzniká nejvíc. Když jeden přepravce poškodí výrazně víc zásilek než ostatní, není to smůla, je to vzorec. A s ním se dá pracovat:

• přesunout objem ke spolehlivějšímu dopravci na dané trase,
• upravit balení u zboží, které se nejčastěji poškozuje,
• reklamovat poškozené a ztracené zásilky u dopravce — s daty v ruce, ne od oka,
• u problémových tras nasadit proaktivní komunikaci, aby zákazník zůstal spokojený.

Slyšíte, co říkají zákazníci — a můžete reagovat

Cenu a rychlost vidíte ze svých dat. Jak doručení vnímá zákazník, ale poznáte jen od něj. Retino sbírá hodnocení doručení přímo od zákazníků a srovnává dopravce podle reálné zkušenosti.

Když některý přepravce dlouhodobě sbírá horší známky než ostatní, máte konkrétní podklad, jak zareagovat:

• omezit nebo vyřadit dopravce, který kazí dojem z nákupu,
• vzít konkrétní komentáře zákazníků k vyjednávání o podmínkách,
• upravit slíbené termíny dodání tak, aby seděly realitě a zákazníka nezklamaly,
• podchytit opakované stížnosti dřív, než se objeví ve veřejných recenzích.

Hodnocení tak není jen číslo pro dobrý pocit. Je to zpětná vazba, podle které zlepšujete poslední metr nákupu.

Data jako argument, ne jen jako přehled

Tady se to celé láme. Když přijdete za dopravcem s tím, že „doprava je drahá“, nemáte v ruce nic. Když přijdete s konkrétními čísly (objem, který přes něj posíláte, jeho včasnost, podíl problémových zásilek, srovnání s ostatními), jednáte z úplně jiné pozice.

Přesně to popisuje Lukáš Sluka, generální ředitel Olivie, která Retino Tracking aktivně používá:

„Díky Retino Tracking máme přístup k datům, která běžně e-shopy nemají. Vytváříme více marketingových aktivit a už jsme vyjednali levnější dopravu.“

Hodiny týdně, které nestrávíte v Excelu

Druhá strana mince je čas. Dokud reporty vznikají ručně, utopíte v tom hodiny každý měsíc.

Retino tuhle práci dělá za vás. Data se sbírají a párují automaticky, reporty se aktualizují průběžně a vy se díváte na hotový přehled, ne na poloprázdnou tabulku. Čas, který dřív padl na sestavování dat, můžete věnovat tomu, co z nich plyne.

Co to udělá v praxi

Analýzy logistiky jsou přitom jen jedna část Retino Tracking. Pomáhají rozhodovat se a snižovat náklady na dopravu. Vedle nich ale Retino Tracking umí mnohem více. Například pomáhá budovat brand díky transakčním e-mailům a snižovat dotazy na podporu díky Track & Trace stránce. Detekuje problémové zásilky a pomáhá proaktivně řešit problémy.

Proto výsledky e-shopu Olivie nestojí jen na analýzách. Méně nedoručených zásilek a dotazů na podporu jde hlavně za lepší komunikací se zákazníkem, nižší náklady zase za prací s daty. S celým Retino Tracking Olivie:

• snížila počet nedoručených zásilek o 67 %,
• ušetřila 10–15 000 Kč měsíčně,
• a snížila počet dotazů na podporu o 50 %.

Jak velká čísla uvidíte vy, ovlivní vaše objemy a sortiment. Dobrá zpráva je, že na první přehledy nečekáte měsíce. Reporty se tvoří automaticky po napojení objednávek a dopravců a smysluplná srovnání máte obvykle během prvního měsíce provozu.